Mala šola organizacije (poslovnih) zabav

Odprta komunikacija in realna pričakovanja

Dobra organizacija zabave, je polovica opravljenega dela. Ključnega pomena je torej to, da se naročnik že na uvodnih sestankih z organizatorjem dogodka jasno pogovori o svojih željah. V skladu s tem je naloga organizatorja dogodka, da naročnika seznani s pričakovanji in realnimi možnostmi. Je že res, da organizatorji dogodkov velikokrat v danih situacijah ustvarijo malodane čudeže, a čarobna paličica vseeno tu in tam nima vseobsegajočega dosega. V izogib slabi volji na obeh straneh, je jasna komunikacija skozi celoten proces nujna.

Kje in kdaj?

Prvi vprašanji, na kateri je treba odgovoriti na samem začetku, sta izbira datuma in lokacije zabave. Lokacijo je seveda potrebno poiskati glede na kriterije, kot so število povabljencev, organiziranost prevoza (bo organiziran skupinski prevoz?; v kolikor ne, je na voljo dovolj parkirnih mest?), vrsta programa (v kolikor pričakujete glasno zabavo, je zaželeno, da v bližini ni neposrednih sosedov – saj veste, še tako dobro zabavo hitro zasenčijo ustna opozorila z neodobravajočim tonom ali nenapovedan obisk organov pregona). Pomembno je tudi, s kakšnim programom bo zabava postregla. V kolikor bo lokacija na prostem in nebo nepričakovano postreže z dežnimi kapljami, bo zagotovljena tudi streha? Bo na voljo dovolj toaletnih prostorov? Nezanemarljiv seveda ni niti datum, pri čemer je ključen predvsem dan v tednu – zabave so dogodek, ki se običajno zavleče pozno v noč. In če gre za korporativno zabavo, verjemite, da vam bodo zaposleni najbolj hvaležni, če jo organizirate konec tedna, še najboljše na petek. Naj bo vikend namenjen odpravi glavobolov in počitku utrujenih nožic. 

Kraljica med zabavami – tematska zabava

Zabavo lahko zasnujete na povsem preprost način, kjer se odločite za določeno vrsto glasbe oz. izvajalcev, hrano in pijačo, pri čemer je vodilo večinska všečnost. Lahko pa posežete tudi po tematski zabavi. To za sabo potegne več dela? Vsekakor. Pripomore pa tudi k večjemu zadovoljstvu in še bolj nepozabnim spominom. Na uradnih fotografijah ne bodo manjkali raznorazni pripomočki in napisi, detajli pa so tisti, ki bodo poskrbeli za neponovljivo vzdušje.

Vabila – prvi pokazatelj, kakšno zabavo si lahko obetamo

Podobno kot pri celostni grafični podobi podjetja ali katerekoli druge entitete, je tudi pri zabavi pomembno, da ustrezno definiramo rdečo nit in ji nato sledimo skozi celoten potek priprave zabave. To seveda vključuje tudi vabila. Lično izdelano povabilo je prvi indikator, kakšno zabavo lahko pričakujemo – elegantno, odštekano, tematsko. Posvečanje pozornosti izbiri materiala, predvsem pa odločitev, kateri izbrani umetniški roki boste zaupali izdelavo vabila, tako vsekakor ni nepomembno zapravljanje časa, ampak odločitev, ki si zasluži tehten premislek.

Bodite pozorni, da boste v vabilu navedli tudi ustrezno premišljen RSVP (v prevodu datum, do katerega naj povabljeni potrdijo svojo udeležbo). Naj ne bo prekratek, hkrati pa tudi ne preblizu dogodka, sploh, če končno število potrjenih gostov pomembno vpliva na npr. količino naročene hrane in pijače. Kot gostitelj si boste tako prihranili marsikateri strošek (pa tudi siv las – saj vsi dobro vemo, da se vedno najde še kakšen zamudnik, a večina se odzove pravočasno).

Dekoracija prostora – več je več

Prirediti dobro zabavo pomeni več kot zgolj najeti prostor za zabave in postaviti oder. Če se odločite za tematske zabave, so podrobnosti še toliko bolj pomembne. Saj veste, hudič je v detajlih. V kolikor boste zasledovali tematsko zabavo, to pomeni, da morate biti konsistentni od začetka do konca – od pijače dobrodošlice, ki naj bo v duhu izbrane tematike (tako po vsebini kot po izgledu), do označb toaletnih prostorov, zapestnic in morebitnih daril, ki jih boste gostom poklonili ob odhodu domov. Osrednji prostor naj vsebuje dekorativne elemente tako na mizah, odru, v garderobi, seveda v uradnem foto kotičku kot konec koncev že na samem parkirišču oz. vhodu. 

Zabavne aktivnosti za goste

Zabave so lahko zelo sproščene narave v smislu, da gostje prisluhnejo kratkemu programu, sicer pa sproščeno kramljajo in uživajo v izbrani glasbi. Lahko pa so tudi bolj aktivne na način, da pred plesno-pevskim delom gostje tekmujejo v določenih igrah oziroma tekmovanjih. Če gre za poslovne zabave, so tovrstne aktivnosti zelo dobrodošle, saj zaposlene še bolj povežejo, na preizkušnjo postavijo tudi njihove tekmovalne sposobnosti, predvsem pa poskrbijo za sproščeno obliko druženja. Hkrati so lahko tudi pokazatelj skritih talentov, saj se marsikateri zaposleni navdušuje nad različnimi oblikami umetniškega udejstvovanja v prostem času in je lahko ob tovrstnih priložnostih eden od nastopajočih.

Poskrbite za najbolj obljuden kotiček na zabavi

Dobro zabavo si bo gost zapomnil po dobri glasbi ter okusni hrani in pijači. Pri slastni jedači in žlahtni kapljici se vse začne in konča. Pazite na to, da bodo jedi in pijače raznolike, ne glede na to, ali bo hrana strežena ali pa se boste odločili za catering. Kolikor je le možno, pa poskušajte upoštevati tudi prehranske omejitve gostov. Zlasti tisti z intoleranco na gluten in laktozo vam bodo zelo hvaležni. Naj bodo tudi oni enakovredni jedci na zabavi – ne prepustite jih ustvarjanju kombinacij iz sestavin, ki jih lahko uživajo, saj vsi vemo, da po prihodu domov sledi napad na hladilnik v poznih nočnih urah. 

Tehnologija – vaša desna roka pri organizaciji zabav

Tehnologija lahko dandanes pomembno olajša tudi pripravo zabav. V veliko pomoč je lahko že v začetni fazi, ko pripravljate vabila, saj jih lahko posredujete tudi po e-mailu in nato tudi bolj sistematično spremljate prijave gostov (v okviru elektronske pošte, v razpredelnici ipd.). Različna spletna orodja so vam lahko v pomoč pri tehničnem oblikovanju programa zabave (kot so powerpoint, canva ipd.), še dragocenejša pa je tehnološka pomoč pri zaključnih aktivnostih, kot so pošiljanje fotografij in videov po koncu zabave. Če je le možno, jih naložite na platformo, kjer lahko ostanejo dlje časa (saj vsi poznamo primere, ko tega ne storimo takoj, ko želimo ponovno obuditi spomine, pa je veljavnost že potekla).

Uspešna zabava = neprecenljivi spomini

Naloga dobrega gostitelja je paziti na vsako, na videz še tako nepomembno malenkost. Pomisliti na to, kaj vse lahko gre narobe in pripraviti načrt B, po možnosti pa tudi C. To vključuje razmislek o tem, kako zaščititi goste, če je lokacija zabave na prostem in nenadoma začne deževati. Razmislek o tem, kaj storiti, če pride do tehničnih težav. Če kateri od nastopajočih v zadnjem trenutku zboli in odpove nastop. 

V kolikor organizacije niste tako vešči, vam bodo z največjim veseljem svojo roko ponudili profesionalni organizatorji dogodkov. Ena izmed najbolj izkušenih je agencija Paideia Events, ki ima v svojem portfelju uspešno izpeljanih dogodkov tudi številne zabave. Ena izmed najbolj izstopajočih je nedvomno zabava za enega večjih naročnikov, ki je minila v duhu Velikega Gatsbyja. 

V dneh po zabavi so sledili navdušeni odzivi gostov. In to je tisto, kar konec koncev največ šteje – zadovoljni gostje in spomini, ki jih dotični večer ustvarite z njimi. Organizacija zabave ni mačji kašelj. Je intelektualno, logistično in fizično naporna, a izredno izpolnjujoča. Ni zgolj še ena v nizu oddelanih nalog, ampak privilegij, da s svojim delom v drugih lahko prižgete sijaj v očeh in zarišete nasmeh na njihovem obrazu. 

Potrebujete nasvete in pomoč strokovnjakov? Organiziramo prireditve za večje skupine in za privatne zasebne družbe. Obsežno pokrivamo praznovanja rojstnih dni, prednovoletne in novoletne zabave, zaroke, poročne svečanosti, obletnice… Po vaših željah opremimo zabavo in ustvarimo edinstveno atmosfero. Poskrbimo, da so hrana, pijača in glasba skladne z vašimi preferencami. Vi in vaši gostje boste dolgo časa hranili spomine na čudovito praznovanje, saj mu dodamo tisto posebno iskrico. Obiščite nas na www.paideia-events.si. Organizacija dogodkov je naša strast!