Najpogostejše napake in triki za boljše videosestanke na daljavo

Pri komunikaciji v živo ima mimika telesa pomembno vlogo, saj izdaja sogovornikove občutke, napetost, zadržanost ali sproščenost. Videoklici so dobra alternativa, a kljub temu posrkajo nekaj prisotnosti in pristnosti med sogovorniki. In tu so še tehnične težave ter druge omejitve takšnega načina komunikacije – saj hkratno govorjenje, če se želite tudi slišati, ne pride v poštev, s tem pa se izgubi marsikatera dobra replika.

Čeprav videosestanki na daljavo verjetno nikoli ne bodo dosegli ravni intimnosti in povezanosti, kot jo ima pogovor v živo, pa obstajajo načini, kako jih vseeno narediti nadvse produktivne.

Izberite primeren program 

Obstaja kup aplikacij in programov, ki omogočajo videopogovore. Medtem ko se z družino najpogosteje pogovarjamo kar prek WhatsAppa, Viberja, Facebook klepetalnika in celo Instagrama, to za posel in konferenčne klice ni najboljša izbira.

Katerega ponudnika boste izbrali, je odvisno od velikosti skupine in oblike sestanka, ki ga sklicujete, če sami že tako uporabljate več različnih, pa je morda smiselno nekaj možnosti našteti tudi sogovorniku in naj sam izbere tisto, ki mu je najbližje. Niso namreč vsi vešči tega in cilj je, da samo tehnično plat čim bolj olajšate.

Nekaj takšnih, ki jih pogosto uporabljamo tudi Slovenci: Skype, Zoom, Google Hangouts in Microsoft Office Teams. 

Bodite jasni glede navodil, kako se povezati na sestanek 

Naj vam ne bo samoumevno, da so vsi vešči upravljanja tehnologije (hkrati jih ne podcenjujte), saj so številni z njo začeli več delati šele v izrednih razmerah. Ko torej sklicujete sestanek, naj bodo navodila jasna. 

V vabilu jasno označite dan in uro sestanka. Ne predvidevajte, da bodo ljudje videli povezavo do konference, ki ste jo zgolj pripeli v vabilo. Bodite zelo jasni, kaj ta povezava je in kam vodi, dodajte navodila, kako se lahko povežejo v klic. Nekatere aplikacije za vstop v konferenco zahtevajo vstopno kodo, tudi to jim morate pripeti.

Vabilo naj torej vsebuje: uro in datum sestanka, navodila za prijavo v klic z geslom, kodo in povezavo, urgentno kontaktno številko za tiste, ki bodo imeli težavo s povezovanjem v klic. 

Izogibajte se spreminjanju terminov in odpovedim v zadnjem trenutku. Če se temu res ne da izogniti, bodite vsaj pozorni na to, kako ga prekličete. Tako, da vas preprosto ni v programu ali se ne oglasite ob dogovorjenem času, ni dovolj. O spremembah pravočasno obvestite sogovornike in se za to tudi opravičite. 

Strateško izberite svojo lokacijo za opravljanje videoklica 

Kje boste fizično stacionirani med videoklicem, ni zanemarljivo. V mislih morate imeti dve stvari – zvok in sliko. Zvok naj bo vaša prva skrb. 

Če se boste postavili ravno pred tisto okno, kjer sosed trenutno kosi travo, ob otroško sobo, kjer se odvijajo boji s sabljami ali v kuhinjo, kjer se na štedilniku ravno dela pokovka, potem se zna zgoditi, da bo vaš zvok med konferenco moten. Izberite najtišjo sobo, vedno pa lahko uporabite slušalke, ki imajo tudi mikrofon. 

Če želite, da sogovornik vidi vašo mimiko, ne zanemarite niti slike. Postavite se proti viru svetlobe, na primer za mizo ob oknu, tako, da okno in računalnik gledate pred sabo. Če bo vir svetlobe za vami, lahko vaša podoba postane zgolj silhueta, tega pa ne želite. Pomagate si lahko tudi z dodatnimi lučmi, recimo tako, da nočno lučko postavite ob zaslon. 

Postavite se tako, da boste vidni od ramen ali pasu navzgor. Kamera naj bo v višini vaših oči, očesni stik je pomemben. Če boste med pogovorom gledali v kamero namesto v zaslon, bo imel sogovornik resnično občutek, da ga gledate v oči. 

Vaše ozadje naj bo karseda preprosto, ne nujno sterilno, le naj ne bo polno motečih dejavnikov, ki bodo pozornost sogovornikov ukradli bolj od vas samih. Znotraj konferenčnega klica si sicer lahko nastavite tudi različna nevtralna ozadja, ki bodo skrila, kaj se v resnici dogaja za vašim hrbtom. 

Konferenci se pridružite 5 minut pred začetkom ali vsaj preverite orodja 

Če ste sestanek sklicali ali pa če ste bili nanj povabljeni, nikar ne zamujajte. Če morajo vsi čakati, da se ljudje zberejo, hkrati pa ne smejo začeti sestanka, ni prijetno. Spoštujte čas sogovornikov in bodite točni, še bolje je, da se v program vpišete 5 minut prej. Tako boste imeli dovolj časa za popravke, če se izkaže, da zadeva tehnično ne deluje. 

Svoje ozadje in zvok lahko preverite že veliko pred klicem – to vam omogočajo že sami programi. Ne prepuščajte stvari naključjem, le tako bodo sestanki vedno produktivni. 

Ugašajte moteče zvoke tudi med videoklicem

Zvok lahko dodatno utišate tudi med konferenco. Ko torej nekdo dlje časa govori, lahko utišate druge in tako omilite šum. Enako velja za vse piske, ki jih oddajata vaš računalnik in telefon. Naj bosta nastavljena na "tiho". 

Če obstaja verjetnost, da v vašo domačo pisarno med videoklicem zatava kakšen otrok (kot se je to med prenosem v živo na BBC zgodilo profesorju Robertu Kellyju - video), za čas trajanja klica morda le zaklenite vrata. Čeprav kaj podobnega za malo smeha in popestritve v tem času morda sploh ne bi škodilo - delo od doma, ko so hkrati doma tudi otroci, je verjetno vsak dan videti točno tako. Vsekakor pa - kot v primeru študentke, ki je svoje videopredavanje s seboj nesla na stranišče, pozabila pa ugasniti svoj zvok in video - poskrbite, da se vsaj to ne zgodi tudi vam.

Predstavite vse udeležence

Če je v konferenčnem klicu več ljudi hkrati, ki pa se med seboj morda ne poznajo, uvodne minute izkoristite za nagovor in predstavitev, kdo je kdo. Tako bo debata lažje in učinkoviteje tekla. 

Ne skačite v besedo, a se tudi ne obremenjujte preveč, če se to zgodi 

Razlika med pogovori v živo in prek spleta je v tem, da splet ne prenese govorjenja hkrati. Zvoki se pomešajo in tudi če je glas nekoga dominantnejši, ne boste slišali nikogar od njih. Pogost pojav v konferenčnih klicih je, da vsi začnejo govoriti hkrati, ugotovijo, da to počnejo, nato vsi utihnejo, si mahajo z rokami, da predajajo besedo in se opravičujejo. Namesto konstantnega opravičevanja, preprosto prevzemite besedo in jo nato čim prej prepustite še drugim. Kdo ve, morda pa se s spletom naučimo tudi bolje komunicirati v živo.

Prosite za povratno informacijo

Feedback, torej odziv ljudi na to, kako zadovoljni so bili, ne škodi niti pri konferenčnem klicu. Le če predelamo, kaj nam je bilo všeč in kaj moramo izboljšati, lahko to naslednjič opravimo še bolje.

PREBERITE ŠE: Delo na domu: prednosti, slabosti in dejstva, zakaj je to prihodnost številnih karier ALI Strokovnjakinja o naših financah: "V krizi ljudje najdemo največ rešitev, ker smo v to primorani"