"Vseeno mi je za vaš e-mail, trenutno ležim na plaži" (česa nikoli ne smete vključiti v službeno sporočilo o odsotnosti)

Povsem razumemo: pred vrati je podaljšan vikend ali dopust in vse, kar si želite, je čim prej aktivirati avtomatski e-mail odgovor v slogu "oprostite, trenutno me ni v pisarni". A karierna svetovalka Charlotte Davies je prepričana, da bi morali avtomatskim e-mail sporočilom o odsotnosti, ki jih bodo ljudje prejeli v času, ko vas ne bo v službi, nameniti malo več pozornosti.

"Da bi se lahko na dopustu res izklopili, je smiselno, da posvetite svojemu sporočilu o odsotnosti malo več pozornosti, tako da bo res uporabno za vse, ki vas bodo v tem času kontaktirali," je Daviesova povedala za Daily Mail. "Moj nasvet je, da ne pretiravate z informacijami, da vprašate kolegico ali kolega, ki vas nadomešča, ali ljudi lahko usmerite nanj, in vedno dvakrat preverite, ali ste naredili kakšno tipkarsko napako."

Ostanite profesionalni

Charlotte Davies v nadaljevanju svetuje, da v sporočilo o odsotnosti vključite točne datume vaše odsotnosti (ne pa "Trenutno sem na dopustu, oglasim se vam, ko se vrnem"), tako da se bodo ljudje, ki od vas potrebujejo kaj nujnega, v tem času lahko obrnili na koga drugega.

Prepričana je tudi, da pri sestavljanju sporočil o odsotnosti ne bi smeli biti preveč neformalni. "Porast hibridnega dela in dela na daljavo je normalizirala neformalno službeno komunikacijo prek različnih aplikacij in spletnih kanalov, vendar to še ne pomeni, da mora biti neformalno tudi vaše sporočilo o odsotnosti. V času, ko ste odsotni, vas lahko kontaktirajo nadrejeni iz vašega podjetja ali stranke zunaj njega, zato je vsekakor pametno, da ostanete spoštljivi."

Zato nikar ne napišite "Vseeno mi je za vaš e-mail, trenutno ležim na plaži. Se vam oglasim, ko bom spet v pisarni, ali pa tudi ne." Boljša izbira je "Hvala za vaše sporočilo. Na dopustu sem od 10. do 17. avgusta. Če potrebujete odgovor v tem času, se lepo prosim obrnite na moje sodelavce na naslednjih naslovih ..."

Nikar ne pripišite telefonske številke

Če ste svoje delo v tem času prenesli na koga drugega, z njenim ali njegovim privoljenjem vključite njegov kontakt. Vsekakor pa ni pametno, da dodajate svojo zasebno telefonsko številko, saj to lahko pomeni, da vas bodo ljudje klicali, tudi če ste na dopustu, to pa bo skalilo vaš težko pričakovani mir.

Namesto "V nujnih primerih me lahko tudi na počitnicah pokličete na ..." zato raje napišite "Če nujno potrebujete odgovor, se lahko obrnete na katerega od mojih sodelavcev na spodaj navedenih kontaktih, sicer pa vam odgovorim, ko se vrnem."

Charlotte Davis pravi še, da ostanite pri enem sporočilu o odsotnosti. Večina e-mail ponudnikov vam namreč daje možnost, da izberete, koliko sporočil o odsotnosti boste poslali posameznemu pošiljatelju.

"Najboljši pristop je, da izberete samo eno avtomatsko poslano sporočilo pošiljatelju. Če vam bo pošiljatelj odgovoril, tako ne bo dobil novega sporočila o vaši odsotnosti."

Novo na Metroplay: Nik Škrlec iskreno o tem, zakaj mu je ušel Guinnessov rekord